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INFORMATIONS RECUEILLIES PAR VOTRE ORGANISATION:

Le tableau suivant présente les informations que vous avez sélectionnées lors du remplissage de l'outil de confidentialité.

Type d'information Ce que vous collectez Qui le recueille Pour quelle raison Qui l'utilise Stocké par Partagé avec
Information de contact
  • Nom
  • Site Web ou support informatique
  • Les formulaires de demande
  • Site Web ou support informatique
  • Fichier électronique

PRATIQUES DE CONSENTEMENT

Le consentement est un accord volontaire avec ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement exprès est donné explicitement, oralement ou par écrit. Le consentement exprès est sans équivoque et ne nécessite aucune inférence de la part de l'organisation sollicitant le consentement. Le consentement implicite survient lorsque le consentement peut raisonnablement être déduit de l'action ou de l'inaction de la personne.

CONSENTEMENT EXPRESS

Vous avez indiqué que votre organisation ne collecte aucune information sensible ou potentiellement sensible. À l'avenir, si votre organisation décide de collecter des informations sensibles ou potentiellement sensibles, vous devez toujours vous assurer d'obtenir le consentement exprès de votre client. En d'autres termes, vous devez demander directement au client s'il consent à ce que vous collectiez les informations et / ou divulguiez les informations à une autre organisation. Par exemple, si vous collectez des informations financières pour une vérification de solvabilité, demandez au client de signer un formulaire de demande qui indique que vous divulguerez les informations à une agence d'évaluation du crédit et que le client y consent. tous les cas où les informations personnelles sont considérées comme sensibles.

CONSENTEMENT IMPLICITE

Vous avez indiqué que votre organisation ne collecte aucune information pour conclure une vente ou une autre transaction, vérifier le crédit d'un client, passer une commande spéciale pour un client, organiser une livraison ou traiter un retour. Si à l'avenir votre organisation décide de collecter ces informations, n'oubliez pas que tant que les informations collectées sont nécessaires pour effectuer l'une des actions énumérées ci-dessus, vous pouvez supposer que le client a consenti lorsqu'il vous fournira les informations. (Ceci est appelé «consentement implicite»).

Rappelez-vous:

Vous ne pouvez pas refuser de conclure une transaction si le client refuse de consentir à la collecte d'informations qui ne sont pas nécessaires pour terminer la transaction.
Si vous décidez ultérieurement d'utiliser ces informations à d'autres fins, vous devez revenir en arrière et obtenir le consentement du client.

CONSENTEMENT D'OPT-OUT

Vous collectez les informations suivantes à des fins secondaires, telles que le marketing, l'administration d'un programme de fidélisation de la clientèle ou la gestion de la relation client:

Dans ces circonstances, vous devez donner au client la possibilité de vous dire qu'il ne veut pas que vous utilisiez ses informations à cette fin. C'est ce qu'on appelle un «opt-out».

Les refus doivent être clairs, faciles à comprendre et faciles à faire pour le client. Vous pouvez avoir une case de désinscription sur un formulaire de demande papier ou Web, par exemple, qui indique aux clients que s'ils ne veulent pas recevoir de matériel promotionnel par la poste, cochez simplement ici. Vous voudrez peut-être informer le client de ce qui lui manquera - offres spéciales et informations sur les nouveaux produits, par exemple - mais ne minimisez pas, ne masquez pas ou ne masquez pas l'opt-out. Et ne compliquez pas les choses, comme demander au client d'appeler un numéro de téléphone spécial entre certaines heures. Il s'agit de laisser le client décider.

PLAN DE SÉCURITÉ

ACCÈS DES EMPLOYÉS AUX INFORMATIONS CLIENTS

Vous avez indiqué qu'aucun employé de votre organisation ne voit ou ne traite inutilement des informations. C'est une bonne pratique. En limitant le nombre de personnes qui consultent ou traitent des informations, vous réduisez le risque d'utilisation ou de divulgation inappropriée.

STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: FICHIERS PAPIER

Vous avez indiqué que votre organisation ne conserve aucune information dans des fichiers papier.
À l'avenir, si vous prévoyez de stocker des informations personnelles dans des fichiers papier, il est extrêmement important de prendre toutes les mesures possibles afin de stocker en toute sécurité les informations personnelles de votre client. Vous devez protéger ces fichiers en les déplaçant vers:

Une armoire verrouillée
Une zone restreinte
Une zone avec un système d'alarme
STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: FICHIERS ÉLECTRONIQUES
Voici les types d'informations que vous pouvez stocker dans des fichiers électroniques:

Nom
Il est extrêmement important de prendre toutes les mesures possibles afin de stocker en toute sécurité les informations personnelles de votre client. Essayez les méthodes suivantes pour protéger ces fichiers en utilisant:

Mots de passe informatiques
Les pare-feu
Fichiers de données cryptés
Informations personnelles cryptées envoyées ou reçues sur Internet (par e-mail ou via des formulaires Web, par exemple.)
Des pistes d'audit électroniques qui identifient qui a accès aux informations
Conserver les fichiers de sauvegarde dans une armoire verrouillée
Soyez particulièrement prudent avec les ordinateurs portables, les clés USB et les appareils sans fil électroniques. Ces types d'appareils peuvent potentiellement stocker une grande quantité d'informations personnelles de votre client. Tous ces appareils doivent être protégés par mot de passe et avoir la forme de protection la plus solide possible.

COLLECTE D'INFORMATIONS SENSIBLES

Vous avez indiqué que votre organisation ne collecte aucune information sensible ou potentiellement sensible. À l'avenir, si votre organisation décide de collecter des informations sensibles ou potentiellement sensibles, envisagez d'utiliser plusieurs méthodes pour garantir leur confidentialité.

Enfin, parcourez vos anciens fichiers et détruisez toutes les informations personnelles dont vous n'avez plus besoin pour atteindre l'objectif pour lequel vous les avez collectées.

LISTE DES TIERS

Vous partagez des informations personnelles avec les fournisseurs ou agents tiers suivants:

Sans autres parties
Vous devrez revoir les pratiques de confidentialité de ces entreprises pour vous assurer qu'elles respectent les mêmes normes que celles que vous appliquez à votre entreprise. Vous devriez également parler à votre avocat de l'ajout de clauses spéciales à tout contrat impliquant le partage d'informations avec un tiers pour:

exiger que le tiers protège vos informations client
vous donner le pouvoir d'auditer le tiers pour vous assurer qu'il respecte les pratiques loyales en matière d'information
s'assurer que le tiers n'utilise les informations qu'aux fins prévues dans le contrat
exiger que le tiers vous transmette toute demande des clients de voir leurs dossiers clients

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